Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Werenberg Academy ApS

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger om deltagere på vores kurser og om de personer, som tilmelder deltagere eller er kontaktpersoner hos den betalende virksomhed. Politikken gælder også, når du kontakter os om kurser eller tilmelder dig vores nyhedsbrev.

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

Werenberg Academy ApS, CVR-nr. 46789849, Bredgade 72, 2, 1260 København K, er dataansvarlig for de behandlinger, der beskrives her. Du kan kontakte os på academy@werenbergadvokater.dk eller +45 31 41 98 68. Skriv gerne ”Privatlivspolitik” i emnefeltet ved skriftlig henvendelse.

2. Hvilke oplysninger modtager vi, og hvorfra?

Ved tilmelding modtager vi typisk deltagerens navn, arbejds-e-mail, eventuelt telefonnummer, stilling, arbejdssted og oplysninger om det valgte kursus, dato og sted. Om bestilleren og den betalende virksomhed kan vi modtage navn og kontaktoplysninger på en kontaktperson samt virksomhedsnavn, CVR-nr., faktureringsadresse og -e-mail, EAN-nummer og ordre- eller rekvisitionsnummer. Vi registrerer desuden ordre, betalingsstatus, ændringer og aflysninger, fremmøde, udsendt kursusmateriale og eventuelle kursusbeviser.

Oplysningerne får vi fra dig eller fra den person eller virksomhed, som tilmelder dig. Under kurset registrerer vi selv fremmøde. Hvis du skriver til os, behandler vi også indholdet af din henvendelse.

På vores kurser tilbydes der forplejning. Du kan frivilligt oplyse om særlige kostbehov. Oplysninger om eksempelvis allergier kan være helbredsoplysninger; vi beder kun om dem, når de er nødvendige for at imødekomme dit ønske.

3. Hvad bruger vi oplysningerne til?

• Tilmelding og kursusafvikling: Vi administrerer din plads, sender bekræftelse, ændringer, påmindelser og praktisk information samt udleverer kursusmateriale. Når den betalende virksomhed har købt kurset, er vores grundlag den legitime interesse i at opfylde kursusaftalen og gennemføre kurset (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Hvis du selv er aftalepart, er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra b.
• Fremmøde og kursusbevis: Vi registrerer fremmøde og udsteder og dokumenterer et eventuelt kursusbevis. Grundlaget er vores og den betalende virksomheds legitime interesse i at dokumentere deltagelsen (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Fakturering og bogføring: Vi behandler nødvendige oplysninger om bestilleren, kontaktpersonen og ordren for at fakturere og håndtere betalingen. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f, eller litra b, når du selv er aftalepart. Regnskabsmateriale opbevares efter bogføringsloven på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra c.
• Henvendelser og eventuelle krav: Vi besvarer spørgsmål, håndterer ændringer, reklamationer og tvister. Grundlaget er vores legitime interesse i at yde service og varetage eller forsvare retskrav (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Nyhedsbrev og markedsføring: Vi sender kun nyhedsbreve og e-mails om kommende kurser, hvis du har tilmeldt dig særskilt. Grundlaget for den tilhørende behandling af personoplysninger er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid framelde dig via linket i e-mailen eller ved at kontakte os. Det påvirker ikke din kursustilmelding.
• Særlige kostbehov: Hvis vi efterspørger og modtager oplysninger om allergier eller andre helbredsforhold, behandler vi dem på grundlag af dit udtrykkelige samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a). Du kan trække samtykket tilbage; det kan betyde, at vi ikke længere kan tage hensyn til kostbehovet.

Når vi anvender legitim interesse, har vi vurderet, at behandlingen er nødvendig for at gennemføre og dokumentere kurserne eller administrere virksomhedens køb, og at disse interesser ikke overstiger dine interesser og rettigheder.

4. Skal du give os oplysningerne?

Navn, en kontaktmulighed og oplysninger om det kursus, du vil deltage i, er nødvendige for at kunne tilmelde og orientere dig. Virksomhedens faktureringsoplysninger er nødvendige for at gennemføre bestillingen. Uden disse oplysninger kan vi normalt ikke gennemføre tilmeldingen. Oplysninger om særlige kostbehov og tilmelding til nyhedsbrev er frivillige.

5. Hvem får adgang til oplysningerne?

Relevante medarbejdere hos os får adgang efter behov. Vi bruger leverandører til hjemmeside, kursus- og ordreadministration, hosting, e-mailudsendelse og økonomisystem. De behandler oplysninger på vores vegne efter aftale, når de er databehandlere. Ved fakturering kan oplysninger blive delt med bogholder, revisor, pengeinstitut og offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller lovpligtigt.

Vi kan dele deltagerens navn og nødvendige praktiske oplysninger med en underviser eller et kursussted. Et kursussted eller en leverandør af forplejning får kun oplysning om kostbehov i det omfang, det er nødvendigt. Den betalende virksomhed kan få oplyst, om dens medarbejder er tilmeldt og har deltaget, samt modtage et kursusbevis, når det er relevant for virksomhedens køb og dokumentation.

Vi offentliggør ikke deltagerlister eller billeder af deltagere som led i denne behandling.

6. Overførsler uden for EU/EØS

Nogle leverandører kan behandle eller få adgang til oplysninger fra lande uden for EU/EØS. Hvis det sker, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med de nødvendige supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os for oplysninger om de konkrete overførsler og få oplyst, hvordan du kan få adgang til relevante garantier.

7. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Vi opbevarer oplysninger om tilmelding, kursuskommunikation, fremmøde og kursusbeviser, så længe det er nødvendigt for at gennemføre kurset, dokumentere deltagelsen og håndtere eventuelle spørgsmål eller krav. Som udgangspunkt sletter vi disse oplysninger 12 måneder efter kursets afslutning. Hvis en konkret tvist verserer, kan relevante oplysninger blive opbevaret længere, indtil sagen er afsluttet.

Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Oplysninger om kostbehov slettes umiddelbart efter kurset, medmindre vi konkret er nødt til at gemme dem længere. Oplysninger om nyhedsbrev gemmes, indtil du framelder dig; derefter opbevarer vi kun, hvad der er nødvendigt for at dokumentere dit valg eller respektere en framelding.

8. Dine rettigheder

Du kan bede om indsigt i oplysninger om dig, få urigtige oplysninger rettet og i visse tilfælde få oplysninger slettet eller behandlingen begrænset. Du kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse, og altid gøre indsigelse mod direkte markedsføring. Når betingelserne er opfyldt, kan du også få dine oplysninger udleveret i et struktureret format (dataportabilitet).

Hvis en behandling bygger på dit samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. En tilbagetrækning ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket. Kontakt os på academy@werenbergadvokater.dk, hvis du vil bruge dine rettigheder eller har spørgsmål. Du kan også klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.

9. Cookies på hjemmesiden

Vi bruger cookies og lignende teknologier på vores hjemmeside, blandt andet for at få tilmelding og eventuel indkøbskurv til at fungere. Hvis vi bruger cookies til statistik eller andre formål, der kræver samtykke, sætter vi dem først, når du har givet samtykke. I vores cookieoversigt kan du se de konkrete cookies, deres formål, udbydere og levetid og ændre eller trække dit cookievalg tilbage. Du kan også begrænse cookies i din browser; det kan påvirke hjemmesidens funktioner.